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Boas práticas para tornar sua rotina contábil mais fácil

Você sabia que é possível melhorar os resultados da empresa através da organização da rotina contábil?

Isso parece confuso, não é mesmo? 

Mas, eu vou te explicar o porquê a organização e otimização de tarefas podem ser o caminho para melhorar o desempenho dos setores e alavancar os lucros do negócio.

Quando se fala em boas práticas na rotina contábil o objetivo é tornar a empresa mais eficiente, isso em qualquer ramo de atividade. 

Sabe por que?

Porque para fazer isso é fundamental avaliar os processos internos para definir estratégias que realmente vão otimizar a execução das tarefas e conseguir elevar o negócio para outro nível.

Porém, a verdade é que não é fácil fazer isso, é necessário ter uma equipe treinada, uma boa gestão interna e um plano eficiente para atrair clientes para o negócio.

Ou seja, são muitas as preocupações que o gestor deve lidar no dia a dia de trabalho.

Partindo desse princípio, as empresas precisam melhorar a forma como desempenham as atividades burocráticas. Afinal de contas, o  foco está na otimização da rotina para melhorar o desempenho das tarefas e consequentemente, aumentar a produtividade.

A rotina contábil está na pauta, pois envolve todas as análises financeiras da empresa, não importando o seu ramo e porte. Isso significa que todos os balanços, relatórios de resultados, controle de caixa e avaliação de lucro e prejuízo são extremamente importantes para qualquer negócio.

Se você quer entender mais sobre esse assunto, acompanhe a leitura!

Como organizar a rotina contábil?

As rotinas contábeis são bastante exaustivas, pois estamos falando de tarefas como: Análises periódicas de resultados, cálculo de impostos, fechamento do mês, separação de documentos, rotina trabalhista e demais tarefas exigidas pela legislação.

Para  cumprir a lei, é preciso ter  tempo, conhecimento e boas práticas para tornar essa rotina contábil menos trabalhosa e mais eficiente.

Embora a tarefa seja desafiadora, existem alguns procedimentos que podem ser seguidos para facilitar essa missão extremamente importante na empresa. Confira!

Faça uma varredura nos documentos

Uma faxina mesmo, comece removendo todos os documentos que não são mais necessários, elimine a bagunça do setor, organize os arquivos tanto físicos como online.

Acredite, você vai ficar surpreso com o tanto de coisas que irá para o lixo.

A verdade é que acumulamos papéis desnecessários porque não tiramos um tempo para fazer a limpeza e com o passar dos dias, semanas e meses, isso vai piorando, pois menos disposição temos para botar a mão na massa.

Essa é  a parte que pode levar mais tempo, mas, será gratificante ver tudo no seu lugar e assim, ficará mais fácil agregar outras estratégias para melhorar a rotina contábil.

Divida os assuntos contábeis em setores

Fazendo isso,você conseguirá formar arquivos em separado para cada assunto. Por exemplo:

  1. Assuntos RH/ Departamento Pessoal;
  2. Fiscal/Tributário;
  3. Documentos contábeis/comprovantes/notas fiscais;
  4. Financeiro;

Consegue perceber que a contabilidade é um campo extenso dentro de uma empresa? Não se trata apenas de uma obrigatoriedade. A contabilidade simplesmente está em tudo.

Quanto mais organizado for a rotina contábil de uma empresa, menos erros acontecem e as atividades são feitas com melhor desempenho.

Use agenda para não perder os prazos

Os prazos são muito importantes na rotina contábil, isso quer dizer que se a empresa não se atentar a esse detalhe, pode pagar multas e até mesmo, sofrer penalidades graves.

Portanto, é fundamental que os responsáveis por cada assunto se organizem para não perder as datas.

O ideal é usar agendas online ou ferramentas de gestão de tarefas, existem aplicativos gratuitos apropriados para organizar os compromissos diários. Esse é um detalhe que pode fazer a diferença.

Escolha um método de produtividade

Você sabe o que são métodos de produtividade?

Eles são usados há muitos anos e podem te ajudar a organizar as tarefas diárias, especialmente se você possui muitas atribuições diárias e tem poucas pessoas ajudando.

Um dos métodos mais famosos é o:

– Kanban –  Se trata de um quadro dividido em colunas, onde são demarcados o que já foi concluído, está em andamento ou, pendente.

Para conseguir ter uma rotina contábil organizada é necessário  investir nessas estratégias, dessa forma, sobrará mais tempo para um cafezinho.

Opte por uma contabilidade online  que tem softwares que ajudam na rotina contábil

É a tecnologia a seu favor, já parou para pensar como a contabilidade da sua empresa pode ser otimizada com essa nova forma de cuidar dos processos contábeis?

As vantagens da contabilidade online para tornar a rotina contábil mais fácil são inúmeras, entre elas:

– Agilidade no envio e recebimento de documentos

Esqueça a demora para levar e buscar documentos usando correios, motoboy ou outra forma de transporte. Com a contabilidade tudo é digitalizado, os envios, recebimentos e os arquivos onde ficam armazenadas as informações.

– Pode emitir nota fiscal através do software

Tudo pode ser feito através da plataforma da contabilidade online, inclusive, a emissão de notas fiscais. O sistema é fácil de entender e pode ser usado a qualquer momento do dia ou da noite e principalmente, de qualquer lugar, desde que haja internet.

– Informações financeiras em tempo real

Os balanços e relatórios ficam disponíveis na plataforma, portanto, além de tornar a rotina contábil mais rápida e fácil, os gestores podem tomar decisões mais eficientes e com base em dados verdadeiros da empresa.

Nunca se ganhou tanta eficiência antes na contabilidade como está acontecendo nos tempos atuais, a tecnologia é a grande responsável por esse avanço.

– Armazenamento seguro dos arquivos em nuvem

Precisou consultar um arquivo? Não precisa mais ficar horas procurando em pastas físicas e empilhadas nos depósitos da empresa.

Com poucos cliques, a plataforma da contabilidade online permite que os documentos necessários sejam encontrados.

O armazenamento da nuvem é a forma mais rápida e segura para manter a integridade das informações por mais tempo.

Através dessas boas práticas na rotina contábil, os departamentos ficam interligados e mais eficientes para resolver qualquer tarefa diária.

-Ajuda para cálculos de impostos e folha de pagamento 

Não dá para errar quando se trata de impostos e pagamento, férias e 13º dos funcionários não é mesmo?

Você sabia que pode fazer tudo isso através da plataforma da contabilidade online?

O software da contabilidade online pode ser a sua salvação. Através dele, vai otimizar todas as tarefas contábeis e não é só isso, vai reduzir erros e alguns retrabalhos.

As vantagens da boas práticas na rotina contábil

Por muitos anos, a contabilidade era considerada um bicho de 7 cabeças para as empresas, afinal de contas, poucos sabiam quais eram as reais razões de fazer circular tantos documentos.

O fato é que a legislação brasileira é bastante complexa, por isso, existe muita burocracia. A boa notícia é que a tecnologia veio para auxiliar e desafogar as empresas de processos manuais demorados e chatos.

Agora, ao invés de tirar cópias de tudo, basta digitalizar e garantir que um arquivo digital seja criado. Uma nota fiscal pode ser emitida eletronicamente e nem é preciso imprimir em alguns casos, é só enviar os arquivos à contabilidade.

Impostos e salários podem ser pagos pela internet. Ou seja, o trabalho manual na contabilidade está desaparecendo aos poucos.

Por isso, não é exagero dizer que a contabilidade online é o futuro da contabilidade.

Além das vantagens acima já citadas, a contabilidade tem um custo menor, atendimento mais rápido, fornece informações transparentes e pode ser consultada de qualquer lugar.

Você quer adotar essas boas práticas para tornar a rotina contábil da sua empresa mais eficiente?

Então, conheça o SENHOR CONTÁBIL!

O Senhor Contábil é uma contabilidade online preparada para levar a sua empresa a outro patamar. Entre em contato e saiba mais!

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Contabilidade online – O futuro da contabilidade!

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