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Como gerar o certificado digital?

Gerar o certificado digital é uma obrigatoriedade para algumas empresas.

O certificado digital nada mais é do que uma espécie de arquivo que permite que uma empresa ou pessoa física tenha uma identidade virtual. Através dele, é possível realizar transações pela internet protegidas e com autenticação.

A tecnologia trouxe inúmeros avanços para os negócios. Uma delas, sem dúvida nenhuma foi  a emissão de nota fiscal eletrônica, antes, eram feitas manualmente, com grandes riscos de erros e omissão de dados.

Atualmente, para fazer uma nota fiscal é necessário ter o certificado digital. Para isso, ele precisa ter o reconhecimento da Secretaria da Fazenda do Estado e também da Prefeitura do Município onde está localizada a empresa.

Outros serviços também exigem a obtenção do certificado digital, entre eles: Envio de declarações para a Receita Federal, Acessar o e-CAC, Transmitir informações ao CAGED, Acessar a conectividade social da Caixa Econômica e etc.

Mas, como gerar o certificado digital?

A compra do certificado digital deve ser realizada em autoridades certificadoras que constam no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Uma assessoria contábil pode indicar a melhor escolha e orientar como usar o certificado  de maneira correta.

O passo a passo para gerar o certificado é o seguinte:

1-  Eleja uma unidade certificadora para gerar o certificado digital;

2- A emissão pode ser A1 – validade de 1 ano ou A 3 – validade de até 5 anos ( o certificado pode ser armazenado em um token ou cartão).

Conheça os tipos de certificado digital aqui!

3- Providencie a documentação exigida pela unidade certificadora, que geralmente é um documento de identificação para pessoa física, e documento de identificação e contrato social da empresa para pessoa jurídica.

É necessário preencher um formulário com os dados da empresa.

4- O solicitante vai passar pelo processo de cadastramento biométrico ou coleta de biografia facial.

5- Depois que a unidade certificadora avaliar o cadastro e confirmar a identidade do solicitante, o certificado digital estará pronto.

Via de regra, o certificado  A1 pode ser baixado pela internet, a unidade certificadora geralmente manda por email ao solicitante.

O certificado A3, é entregue em formato de cartão e token na própria unidade certificadora.

Após gerar o certificado digital, o solicitante pode contar com a própria unidade certificadora em caso de dúvidas.

É importante ficar atento aos prazos de validade do certificado digital e planejar  a renovação com antecedência para não ficar sem realizar as tarefas burocráticas da empresa.

Quais empresas devem ter certificado digital?

O certificado permite mais segurança nas transações online, afinal, ele autentica a identidade da pessoa jurídica.

As empresas que fazem a emissão de NF-e precisam ter o certificado digital. Isso inclui estabelecimentos de diferentes regimes tributários.

Optantes do Lucro Real e Lucro Presumido precisam do certificado digital não só para envio de notas fiscais. Mas também, para envio de declarações mensais e anuais para a Receita Federal.

Além disso, empresas que possuem funcionários registrados precisam enviar declarações à Previdência Social e isso é feito por meio do certificado digital.

Via de regra, são poucas empresas que ficam desobrigadas de gerar o certificado digital. 

No caso do MEI, o uso do certificado digital é  opcional.

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