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Dificuldade em calcular a folha de pagamento? Dicas práticas para te ajudar!

Você sempre tem dúvidas na hora de calcular a folha de pagamento?

Acredita que a folha de pagamento é  uma das principais dores de cabeça do setor de departamento pessoal e recursos humanos?

Tenha calma, porque você não está sozinho nessa!

As dúvidas são naturais, afinal de contas, são muitos detalhes que devem ser levados em conta na hora de calcular a folha de pagamento.

É justamente por isso que as micro e pequenas empresas deixam essa missão nas mãos da contabilidade que auxilia todos os meses a realizar esse trabalho.

É importante salientar que todo o funcionário registrado precisa ter a folha de pagamento elaborada todos os meses. Dessa forma, ele consegue acompanhar o recebimento dos valores do salário e também, os descontos de INSS, faltas e outros.

Se você quer aprender como calcular a folha de pagamento e outros detalhes sobre essa questão, acompanhe esse artigo! 

Qual a importância da rotina da folha de pagamento nas empresas?

Embora seja rotineiro, o cálculo da folha de pagamento exige bastante atenção e conhecimento sobre a legislação vigente.

Via de regra, o documento carrega inúmeras informações , entre elas:

  1. Dados do colaborador como: Nome e cargo;
  2. Valor líquido e bruto do salário;
  3. Total de comissões ou horas extras, se houver;
  4. Descontos de INSS, IRRF;
  5. Número de dias e horas trabalhadas no mês;
  6. Informações do empregador ( nome da empresa e CNPJ)

A folha de pagamento deve ser emitida em 2 vias, uma delas fica com o funcionário e a outra com o empregador juntamente com os recibos de pagamento.

As empresas precisam tomar cuidado para não errar no cálculo da folha de pagamento, pois isso pode representar prejuízos financeiros para o negócio.

Ademais, os erros podem trazer problemas com a fiscalização trabalhista originando multas e processos, caso haja danos para o funcionário.

Portanto, a empresa precisa redobrar sua atenção para:

  1. Enquadrar a função do funcionário corretamente – Ou seja, não ter um cargo na folha de pagamento diferente daquele exercido na prática;
  2. Não errar nos cálculos e principalmente, nos descontos;
  3. Descontar corretamente as faltas e benefícios de afastamento de funcionários;
  4. Se certificar que os arquivos sejam armazenados corretamente, pois podem ser necessários no futuro;

A legislação é bastante clara com relação aos direitos dos trabalhadores. Portanto, calcular a folha de pagamento de maneira correta é uma obrigação de qualquer empresa que possui funcionários registrados em carteira, não importando o porte do negócio.

Para fins de informação, o empregador pode ter acesso ao Artigo 225 do Decreto nº 3.048 de 06 de Maio de 1999, onde são especificados os deveres da empresa com relação a folha de pagamento.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Agora, vamos ao que interessa. Você quer aprender a calcular a folha de pagamento de maneira correta?

Aqui, vamos passar algumas dicas bastante úteis, entretanto, vale lembrar que as empresas de pequeno porte podem contar com ajuda de um contador como o Senhor Contábil para realizar essa tarefa.

Mesmo assim, é importante que você como empresário entenda mais sobre o assunto para fins de conferência.

Vamos lá?

Se prepare, pois para calcular a folha de pagamento você precisa entender de muitos detalhes!

Comece pelo salário bruto

O salário bruto é um dos itens usados para calcular a folha de pagamento, aliás, ele é a base para que a empresa consiga chegar no salário líquido, que é de fato o que o funcionário vai receber.

O salário bruto pode ser somado a comissões e horas extras, caso houver. Em alguns casos, o funcionário também tem direito a outros acréscimos como por exemplo: adicional de insalubridade, horas extras e etc.

Todos os adicionais que o funcionário possa ter, devem ser calculados  com base no salário bruto.

Desconto do INSS

O funcionário com carteira assinada tem esse desconto em sua folha de pagamento todos os meses.

Antes de mais nada, é preciso entender que o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS é o responsável por administrar os direitos dos trabalhadores no Brasil para fins de afastamento por doença, auxílio maternidade, aposentadoria e etc.

Dessa forma, a empresa efetua o desconto do trabalhador para depois, repassar o valor ao governo. 

Ou seja, a empresa se torna uma ponte entre o funcionário e o governo. Por isso, precisa prestar muita atenção no desconto correto, afinal, a alíquota varia conforme o salário do trabalhador. Confira!

  1. Para quem ganha até R$ 1751,81 a alíquota é de 8%;
  2. Destinado a quem recebe de R$ 1751,81 até R$ 2919,72 a alíquota é de 9%;
  3. Funcionários que recebem de R$ 2919,72 até R$ 5839,45 a alíquota é de 11%;
  4. Para aqueles que ganham acima de R$ 5839,45 o valor de desconto é de R$ 642,34;

Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF

Compreender como funciona a questão do imposto de renda pessoa física é necessário para calcular a folha de pagamento.

O imposto de renda retido na fonte se trata de uma antecipação do imposto de renda pessoa física que incide sobre os trabalhadores  registrados em carteira.

Esse é um tipo de imposto obrigatório para trabalhadores cujo os ganhos ultrapassam a base de cálculo de isenção.

O imposto de renda também é cobrado de acordo com a remuneração do trabalhador, confira!

  1. Até R$ 1903,98 o trabalhador é isento;
  2. Valores entre R$ 1903,98 até R$ 2826,65 é de 7,5%;
  3. De R$ 2826,65 até R$ 3751,05 é de 15%;
  4. Entre R$ 3751,05 até R$ 4664,68 é de R$ 22,5%;
  5. À partir de R$ 4664,68 a alíquota é de 25%;

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

Para calcular a folha de pagamento, o empregador deve ter em mente que precisa depositar um valor correspondente a 8% do salário do funcionário em uma conta em nome do beneficiário na Caixa Econômica Federal.

Esse valor precisa ser feito mensalmente, ele serve para devida proteção ao trabalhador, caso ele seja demitido sem justa causa. Com isso, o objetivo do governo é garantir que o funcionário construa um pequeno patrimônio para superar situações financeiras difíceis que podem ocorrer caso ele seja demitido.

Mas atenção, o FGTS não é descontado do funcionário na folha de pagamento.

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS também pode ser retirado pelo trabalhador em caso de doenças, aquisição da casa própria ou em momentos de crise, onde o governo permite a liberação dos valores aos trabalhadores.

Vale Transporte/ Vale Refeição/Contribuição Sindical

O vale transporte e o vale refeição se tornaram benefícios muito importantes para os trabalhadores. A lei permite que o empregador desconte alguns valores na hora de calcular  a folha de pagamento.

Com relação ao vale transporte, a empresa pode ter um reembolso de 6% do valor do salário ou valor total dos vales ofertados no mês para o funcionário. No entanto, esse percentual não pode chegar a 6%.

No caso do vale refeição/alimentação, a empresa pode descontar 20% do benefício se for concedido. Contudo, vale lembrar que  pagar o vale refeição/alimentação  não é obrigatório para nenhuma empresa, porém, se tornou usual para ajudar os funcionários.

Antigamente, outro desconto muito comum na folha de pagamento eram as contribuições sindicais. Porém, desde a reforma trabalhista, isso não é mais uma obrigação, apenas é descontado caso os funcionários fizerem questão.

A contribuição sindical geralmente é  o valor de um dia de trabalho por ano.

Controle de ponto 

O controle de ponto é importante para calcular a folha de pagamento em empresas que possuem mais de 20 trabalhadores. Inclusive, a legislação obriga as companhias a ter um controle da jornada de trabalho nesses casos para que o cálculo de benefícios, horas extras , faltas e outros sejam bem feitos.

Para empresas menores com menos de 20 funcionários, não é obrigatório ter o controle de ponto.

Como calcular as faltas na folha de pagamento?

Quando os trabalhadores não apresentam uma justificativa legal pelas faltas, elas devem ser descontadas na hora no cálculo da folha de pagamento.

Primeiramente, é importante salientar que não são todas as faltas que podem ser descontadas na folha de pagamento.

O que define isso?

É o artigo 473 da CLT. Nele tem algumas situações onde o empregador não pode fazer o desconto na folha, como por exemplo?

  1. Consultas médicas dos filhos ( é permitido 1 dia por ano para acompanhar a criança de até 6 anos);
  2. Doença – Até 15 dias corridos com apresentação de atestado médico;
  3. Exames preventivos – Falta de até 3 dias por ano para realizar exames preventivos de câncer;
  4. Pré Natal – Folga nos dias das consultas médicas, inclusive ao pai para acompanhar a esposa;
  5. Próprio casamento – 3 dias consecutivos;
  6. Falecimento do cônjuge ou familiar próximo – 2 dias consecutivos;
  7. Exame vestibular – Falta deve ser justificada com comprovante;
  8. Doação de sangue – 1 dia por ano é falta justificada;
  9. Problemas no transporte público – Se houver comprovante, a falta não é descontada;
  10. Licença maternidade – 120 dias de afastamento sem desconto;

Entre outras situações previstas no artigo 473 da CLT.

Para calcular o desconto de faltas, a empresa deve dividir o salário do funcionário por 30 e multiplicar o resultado pelo número de dias de faltas que não foram justificadas.

O abatimento deve estar descrito na folha de pagamento que é criada mensalmente. Vale lembrar que as faltas injustificadas também podem interferir no número de dias de férias dos funcionários, bem como no valor que eles têm a receber.

Adicionais da folha de pagamento

Perceba que acima falamos nas informações mais corriqueiras na hora de calcular a folha de pagamento. Agora, vamos mencionar os adicionais que podem incidir no documento. Confira!

Férias

Anualmente o trabalhador tem direito a 30 dias de férias, que inclusive, podem ser descontadas as faltas injustificadas que ocorreram durante o ano.

O cálculo das férias envolve a soma de um terço do salário ao seu valor total.

Sobre esse pagamento incidem também o Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF e o INSS.

13º Salário

No final do ano, o empregador deve pagar o 13º salário, que inclusive, pode ser dividido em 2 parcelas.

A primeira parcela precisa ser paga entre os meses de Fevereiro até o último dia útil de Novembro. E a segunda parcela, até o dia 20 de Dezembro.

A base de cálculo do 13º salário é feita com base nas horas trabalhadas durante o ano, sobretudo, as horas extras.

Horas Extras e Adicional Noturno

Os valores das horas extras pagas aos funcionários não são todos iguais, por isso, é fundamental prestar atenção nisso na hora de calcular a folha de pagamento.

Em se tratando de horas extras trabalhadas nos domingos e feriados, o acréscimo no geral é de 100%.

Aos sábados, o acréscimo é de 50% e nas horas extras comuns feitas em dias de semana, geralmente varia de 20% a 30%.

Quando se trata de horas noturnas, realizadas entre as 22 horas e 5 horas da manhã, deve ser acrescido de 20% em cima dos acréscimos já mencionados acima.

Exemplo de dica prática para calcular a folha de pagamento

Percebeu que são muitas as considerações para fazer o cálculo da folha de pagamento?

Que tal um exemplo simples para ver como fica?

João trabalha como atendente em um supermercado, seu salário bruto é de R$ 2000,00 com os seguintes descontos fixos:

INSS com alíquota da faixa de 9% = R$ 180,00

IRRF = alíquota 7,5% para esse salário =  R$ 150,00

Descontos dos benefícios previstos na lei:

Vale transporte = 6% do salário R$ 120,00

Total de descontos= R$ 450,00

Considerando que o funcionário não tenha faltas, atrasos e nem descontos do vale alimentação, o salário líquido é de R$1550,00.

Faça o cálculo da folha de pagamento com o Senhor Contábil!

Percebeu que calcular a folha de pagamento exige atenção?

Agora imagine isso todos os meses com todos os funcionários da sua empresa?

Calcular a folha de pagamento da sua empresa é apenas uma das etapas importantes da gestão do negócio. Por isso, é fundamental contar com auxilio de quem realmente entende dessa burocracia.

O Senhor Contábil é uma plataforma de contabilidade online que pode facilitar o cálculo da folha de pagamento da sua empresa. 

Todo o serviço é feito online e conta com profissionais especializados do outro lado da tela para ajudar você gestor a aproveitar dos benefícios de um controle eficiente do negócio.

Que tal conferir como funciona a contabilidade online como você pode facilitar o cálculo da folha de pagamento da sua empresa?

Venha para o Senhor Contábil, nós facilitamos a burocracia!

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